一文读懂公司法第138条 — 上市公司董事会秘书的职责与地位

【法条】

第138条　上市公司设董事会秘书，负责公司股东会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。

【解读】

① 董事会秘书是上市公司的强制配置，不是锦上添花——本条开篇一个"设"字，就是法定义务。非上市公司不适用这一条，上市公司则没有选择余地。董事会秘书属于上市公司的高级管理人员，管的是公司治理、信息披露、投资者关系这些要害。我审查上市公司治理结构，第一件事就是核这个岗位有没有设、任职资格是否符合《上市公司章程指引》等规定、有没有相应的专业知识和工作经验。这个岗位空着或者由不具备条件的人顶着，后面所有程序都立不住。

② 会议筹备，管的是从召集到记录的全流程——筹备股东会、董事会会议是董事会秘书的第一项职责。召集、通知、议程安排、文件准备、会议记录，一环扣一环，哪一环漏了，会议的合法性和有效性都要打问号。我审查会议程序，看四件事：通知有没有按规定提前发出、会议资料有没有完整送达、会议记录是否准确完整、签字是否齐全。我还特别提醒董秘一句话：筹备过程中发现程序瑕疵，要及时提示公司纠正。董秘是离程序最近的人，你不说，没人替你说。

③ 文件保管和股东资料管理，看着琐碎，出事就是大事——第二项职责是文件保管与股东资料管理，涉及公司章程、股东名册、公司债券存根、股东会会议记录、董事会会议记录、监事会会议记录、财务会计报告等。我审查这块，除了看保管制度是否健全、股东资料是否准确完整，一定会要求建立文件查阅登记制度，把借阅和归还记下来。文件遗失或被篡改，在诉讼里往往比实体问题更致命——因为你可能连证明自己清白的原始材料都拿不出来。

④ 信息披露，是董秘职责里风险最高的那一项——第三项职责是办理信息披露事务。这是上市公司的法定义务，直接关系投资者的知情权和市场的有效性。董秘负责信息披露文件的起草、审核、报送、公告，对真实性、准确性、完整性、及时性负责。我审查上市公司的信息披露，比照的是《证券法》和《上市公司信息披露管理办法》，看文件是否经过充分审核、披露是否及时准确。我的建议一贯是建立信息披露内部审核机制，把审核流程和责任分工写清楚——出了问题，这份机制既是防线，也是证据。

⑤ 董秘是高管，更是信息披露违法违规时首当其冲的那个人——本条所称董事会秘书是上市公司的高级管理人员（本法第265条明确把"上市公司董事会秘书"列入高管范围），对公司负忠实义务和勤勉义务。这一点我格外想强调：董秘作为信息披露的直接负责人，在信息披露违法违规中往往是第一个被追责的。康美药业案里，时任董事、副总经理、董事会秘书邱锡伟被判承担100%连带清偿责任，责任比例远高于其他未直接参与的董监高（20%、10%、5%）。我给董秘做提示时讲得很直白：发现公司存在信息披露违法违规行为，要及时提示纠正，必要时可以向监管机构报告。这不是教人"举报"，这是唯一能保住自己的路。

【案例】

康美药业证券虚假陈述责任纠纷案

（2020）粤01民初2171号，广东省广州市中级人民法院2021年11月12日一审判决，全国首单证券纠纷特别代表人诉讼，判决已生效。

基本案情：康美药业2016年至2018年通过虚增货币资金等方式连续财务造假，定期报告存在虚假记载和重大遗漏。52037名投资者经特别代表人诉讼程序索赔，法院判令康美药业赔偿约24.59亿元。时任董事、副总经理、董事会秘书邱锡伟在相关定期报告上签字。

裁判观点：法院认定，邱锡伟作为时任董事、副总经理、董事会秘书，其行为直接导致康美药业披露的定期报告存在虚假陈述，属于应当对信息披露违法行为直接负责的人员，判决其对24.59亿元投资者损失承担100%连带清偿责任；该责任比例高于其他未直接参与造假的董监高（20%、10%、5%）。

裁判要旨：董事会秘书负责上市公司信息披露事务，属于对公司信息披露违法行为直接负责的人员；其在定期报告上签字且行为直接导致虚假陈述的，应对投资者损失承担全部连带赔偿责任，不因系履行职务行为而免除个人责任。

【学习心得】

一、董秘这个岗位，先把人选对再说制度

我协助上市公司完善治理结构，在董秘问题上第一步是核人：是否符合《上市公司章程指引》等规定的任职资格，是否具备必要的专业知识和工作经验，是否熟悉公司治理、信息披露、投资者关系这几块的规则。人选对了，我再帮公司制定董事会秘书工作规程，把职责范围、工作流程、责任追究逐项写明。实务中最常见的问题不是没有董秘，而是董秘被当成"会议组织者"用，真正的把关职能没人给他赋权。

二、会议筹备要有一张清单，不能靠记忆

我审查股东会和董事会会议筹备程序是否合法合规，核心看通知、资料、记录三个节点的留痕。我的做法是帮董秘建立一张会议筹备清单，把每个环节和时间节点列出来，开一次会勾一次。看似死板，但这张清单在监管问询或者决议效力之争里，是最省事的证据。会议记录不准确、不完整，往往不是能力问题，是没有清单导致遗漏。

三、文件保管制度，要落到"查阅登记"这一步

我协助上市公司建立文件保管制度，关注的不是柜子锁得好不好，而是两件事：重要文件是否完整，查阅是否有登记。公司章程、股东名册、债券存根、三会记录、财务会计报告，这些文件的借阅和归还都要记下来。我的经验是，文件遗失或被篡改，极少是外力造成的，多数是内部流转中没人负责。登记制度就是给每一次流转找一个责任人。

四、信息披露的内审机制，是董秘的护身符

我协助董秘建立信息披露内部审核机制，重点是把审核流程和责任分工白纸黑字写下来。这份机制有两个作用：平时是防线，把错误挡在披露之前；出事时是证据，证明公司和你本人尽过审核义务。同时我会明确告诉董秘——发现信息披露违法违规行为，及时提示公司纠正，必要时可以向监管机构报告。这句话不是套话，康美案里那100%的连带责任，就是给所有抱着"我只是执行职务"想法的人上的一课。